Misja poboczna: Budżet domowy – część II

Aktualizacja wpisu: wrzesień 2023

Ułożenie wydatków – kategorie

Zarejestrowałeś swoje dochody, teraz przyszedł czas na koszty. Każdy z nas musi coś jeść, ubrać się i gdzieś mieszkać, więc można przyjąć, że istnieją jakieś podstawowe kategorie wydatków, bez których nie możemy funkcjonować oraz takie, które dają nam radość lub rozrywkę, ale nie są niezbędne do naszego przetrwania. 

Jakie kategorie kosztów wyróżniać i jak je grupować zależy tylko i wyłącznie od Twoich preferencji. Ja podsunę Ci moją przykładową listę kategorii wydatków. Dodam, że jest ona dość szczegółowa i wiele pozycji na niej często zostaje pustych. Przyjąłem bardziej szczegółowe podejście, aby móc potem łatwiej analizować swoje wydatki np. w ujęciu rocznym. Lista nie musi być ułożona raz na zawsze, w ciągu prawie 4 lat prowadzenia budżetu dodawałem i usuwałem niektóre kategorie. Niemniej obecną listę stosuję już od dłuższego czasu i wydaje mi się, że działa świetnie. Chcesz usunąć pewne kategorie lub dodać własne? – śmiało, to Ty decydujesz.

Poniżej moja lista wydatków. Jak zapewne od razu zauważysz, można w niej wyróżnić 4 główne działy. Inspirowałem się tutaj Marcinem Iwuciem i sądzę, że dzielą budżet domowy w dość sensowny sposób.

Kategorie wydatków przydane w budżecie – dostosuj je do swoich potrzeb.

Podstawowe wydatki – wydatki te są podstawą naszej egzystencji i bez nich ciężko byłoby nam funkcjonować. Jest to pierwszy dział, który uzupełniamy i zapewne dla wielu z nas będzie także największy. Myślę, że wszystkie kategorie tutaj są jasne i nie trzeba ich tłumaczyć pojedynczo. Dwie kategorie związane z jedzeniem w pracy (na stołówce) oraz alkohole, nie są zapewne wydatkami pierwszej potrzeby, ale raczej związanymi ze stylem życia. Ja trzymam je mimo to w tej grupie wydatków, choć jest to tylko i wyłącznie subiektywna preferencja. 

Kredyty, podatki, ubezpieczenia – kolejna grupa to wydatki, które stanowią nasze zobowiązania. W tę kategorię wrzucam także wszelkiego rodzaju ubezpieczenia, które może nie są czymś, bez czego nie będziemy mogli egzystować, niemniej zwiększają one nasze poczucie bezpieczeństwa, a jest to jedna z podstawowych potrzeb człowieka. Dział ten uzupełniamy w drugiej kolejności, a jeśli spłacamy jakiś kredyt, to pewnie pochłonie on sporą część naszego budżetu. 

Hobby i wydarzenia – jeśli pokryliśmy wydatki z pierwszej oraz drugiej grupy, to co nam zostało możemy przeznaczyć na ten i następny dział (pamiętaj też, że już wcześniej odłożyłeś część pieniędzy w ramach zasady “płać najpierw sobie!”). W tej grupie mamy kategorie wydatków: drobne przyjemności, czyli wszystko, co lubimy robić: wyjście do restauracji, zamówienie obiadu do domu, lody z dziećmi, kino. Tutaj wpisujemy cokolwiek, czego nie planujemy z góry, ale jednak chcemy zrobić od czasu do czasu. Inne kategorie pewnie będą dość jasne, służą do rejestracji wydatków, ale także tworzenia rezerw np. na „wakacje i wyjazdy”. Mając wyróżnione takie kategorie możemy odkładać pieniądze przez cały rok na większy jednorazowy wydatek (jak to robić – o tym za chwilę). Rozwinę jedynie dwie kategorie: “Remonty i naprawy” pokrywa drobne niezbędne naprawy, które trudno przewidzieć, ale trzeba gdzieś odnotować w budżecie, oraz większe remonty, na które zbiera się środki na przestrzeni kilku miesięcy; “Środki trwałe i aktywa obrotowe” (nazwa kategorii to pewien żart do samego siebie, gdyż tak właśnie nazywane są pozycje bilansowe w sprawozdaniach finansowych) obejmuje wszelki większy lub mniejszy sprzęt domowy, który zużywa się w okresie kilku miesięcy lub dłuższym. Może to być zarówno sprzęt AGD/RTV, jak i nowa patelnia. Za każdym razem, kiedy uzupełniam tę kategorię, dodaję w komentarzu informację czego dotyczył zakup.

Inwestycje i przyjemności – jeśli doszedłeś do tej kategorii i zostały Ci jeszcze środki, to świetnie. To znaczy, że podstawowe potrzeby masz pokryte, zobowiązania jesteś w stanie regulować, możesz też odłożyć środki na wakacje i inne przyjemności. Co zrobić z nadwyżką – decyzję pozostawiam już Tobie. Oczywiście możesz przeznaczyć ją na zwiększenie oszczędności lub rezerw, ale jeśli ten punkt jest już za Tobą, to podaję 4 propozycje przeznaczenia pozostałych środków.

1. Jeśli jesteś “szczęśliwym” posiadaczem kredytu hipotecznego – nadpłacaj go. Zdjęcie z siebie tej klątwy na pewno będzie dla Ciebie miłą odmianą.
2. Możesz przeznaczyć nadwyżki na poprawienie jakości życia, np. dodatkowe wyjazdy, wycieczki, spotkania z rodziną i znajomymi, hobby, wszystko co lubisz robić.
3. Dodatkowe środki możesz też zainwestować np. zasilać konto emerytalne, odłożyć pieniądze na edukację dzieci, lub po prostu ulokować je w innej formie.
4. Ostatnią opcją jest pomaganie innym. Okazji do pomagania fundacjom, osobom chorym lub udziału w różnego typu zbiórkach jest wiele. Potrzebujących jest mnóstwo, a ich głównym problemem są zazwyczaj pieniądze (a raczej ich brak). Możesz czynić świat lepszym chociażby małymi kwotami. 

Jeśli któraś z kategorii jest niejasna, proszę daj znać w komentarzu, a ja wyjaśnię jej znaczenie. Zachęcam też do zmiany nazw niektórych kategorii na bardziej zrozumiałe dla Ciebie. Mam nadzieję, że dzięki temu poczujesz się bardziej zżyty ze swoim budżetem.

Ustal własne kategorie w swoim budżecie. Jeśli wykorzystujesz mój plik, znajdziesz w nim odpowiednią zakładkę, gdzie możesz wpisać nazwy kategorii wydatków, które chcesz stosować. Jeśli nie ma tam jeszcze danej kategorii, to w miejsce ‘x’ wpisz własny pomysł. Natomiast jeśli chcesz usunąć jakąś kategorię, to przesuń inne kategorie wydatków do góry i zastąp niepotrzebną kategorię ‘x’. 

Kategorie nie są na całe życie, jeśli uznasz, że potrzebujesz coś zmienić, to zrobisz to w kolejnym miesiącu. 

Wpisz kwoty, jakie chcesz wydać w każdej kategorii w kolejnym miesiącu – zakładka wydatki. Pamiętaj, że plan ma być ambitny, ale przede wszystkim realistyczny. Jeśli już na starcie wpiszesz kwoty, o których wiesz, że są nieosiągalne, to i tak w trakcie miesiąca będziesz musiał dokonywać korekty (nie zakładaj, że wydasz w danym miesiącu 100 zł na jedzenie jeśli masz czwórkę dzieci). 

Możemy wrócić do przykładu Adama i Ewy, których szacowany dochód wyniósł 8 240 zł. Jako że stosują zasadę “najpierw płać sobie”, odkładają na osobne konto 15% wynagrodzenia. Na bieżący miesiąc pozostaje więc do rozlokowania 7 004 złotych.   

Tak mógłby prezentować się ich budżet domowy na kolejny miesiąc. 

Poniższe kwoty są dodatnie, mimo że to wydatki. Moim zdaniem dodawanie znaku minus przed wydatkami mija się z celem, bo i tak wiadomo, co dana kwota prezentuje, a wartości są przez to czytelniejsze. 

Michale chyba popełniłeś jakiś błąd w przykładzie, gdyż rodzina wydała jedynie 5000 zł, a zostało jej jeszcze blisko 2000 zł, które mogą zaplanować w budżecie. Nie jest to błąd, a Adam i Ewa nie zakończyli jeszcze planować budżetu na przyszły miesiąc. Zdają sobie sprawę, że jest wiele wydatków, które nie pojawiają się co miesiąc, są sezonowe lub płatne raz w roku. Wiedzą, że w niedalekiej przyszłości będą potrzebowali pewnych dodatkowych środków na obsłużenie tego typu wydatków dlatego potrzebują… rezerw!

FWN (wydatki nieregularne)

Moim zdaniem największą bolączką budżetów domowych są wydatki nieregularne, sezonowe, ponoszone raz w roku. Nie opłacamy ich co miesiąc, przez co mamy tendencję do zapominania o nich i nieuwzględniania ich w budżecie. Poniesiemy je dopiero w przyszłości, więc nie wpływają na stan konta w bieżącym miesiącu. Trzeba przygotować się na nie w specjalny sposób. Tutaj z pomocą przychodzi “Finansowy Ninja”, który podsuwa pomysł FWN (funduszu wydatków nieregularnych), który świetnie rozwiązuje ten problem. FWN to system rezerw na różne nasze potrzeby rozciągnięte w czasie. Każda kategoria (która tego potrzebuje) posiada specjalny fundusz, na którym gromadzimy co miesiąc środki na wyznaczony cel. W momencie ponoszenia wydatków, środki bierzemy właśnie z niego. Taki fundusz możemy prowadzić w ramach konta oszczędnościowego, na które co miesiąc przelewamy kwotę mającą zasilić rezerwy. Koncepcja jest banalnie prosta.

Wyobraźmy sobie, że za 12 miesięcy będziemy musieli zapłacić 1200 zł za ubezpieczenie samochodu. W budżecie alokujemy kwotę 100 zł miesięcznie, która ma zasilić FWN i taką kwotę na samym początku miesiąca wpłacamy na konto oszczędnościowe, tak jakbyśmy faktycznie ponieśli już ten wydatek. Następnie za 12 miesięcy, kiedy faktycznie mamy zapłacić ubezpieczenie, pobieramy środki z FWN (1100 zł), dodajemy kolejne 100 zł za bieżący miesiąc i opłacamy ubezpieczenie. Proste? Proste! Podobnie możemy zrobić z ubraniami. Nie kupujemy ich co miesiąc, jednak wiemy, że na przestrzeni roku będziemy musieli wymienić część garderoby. Koncepcja brzmi świetnie i jest niezwykle potrzebna, jednak diabeł tkwi w szczegółach. Jak rozdzielić zasilanie FWN od innych wydatków? Czy na każdy cel powinno istnieć osobne konto oszczędnościowe lub subkonto? Jak to w ogóle śledzić? Moim zdaniem wystarczy dobry arkusz kalkulacyjny i można sobie z tym świetnie poradzić.

U mnie w excelu jest dodatkowa kolumna pod FWN właśnie. Tam wpisuję zasilenia tego funduszu (w komentarzach w pliku dodaję, że chodzi właśnie o zasilenie FWN). Zasilenia FWN wpisuję jako normalny wydatek (jako dodatnia kwota, gdyż wydatki wpisuję w takiej konwencji), natomiast środki, które mam zamiar pobrać w danym miesiącu z FWN wpisuję ze znakiem (-). 

Wydatki roczne łatwo podzielić na 12 miesięcy i oszacować miesięczną kwotę, ale co z takimi rzeczami jak prezenty, ubrania itp? Moim zdaniem nie musisz co miesiąc przeznaczać na nie stałej kwoty. Wystarczy, że założysz sobie, że potrzebujesz danego typu rezerwy oraz ustalasz jej maksymalny poziom. Np. jeśli masz już odłożone 300 zł na prezenty na święta i 500 zł na ubrania, to nie powiększasz dalej tych rezerw w nieskończoność. Jeśli wykorzystasz je całe lub ich część, to uzupełniasz je ponownie do tego poziomu. Nie ma sensu, aby rezerwy puchły w nieskończoność! Twoim celem jest zarządzanie płynnością, a nie maksymalizowanie funduszu rezerw. Zauważ też, że czasem może się zdarzyć, że w danym miesiącu nie będziesz fizycznie dopłacał żadnych środków do FWN, gdyż np. opłacasz ubezpieczenie roczne i teoretycznie powinieneś na ten cel pobrać kwotę 300 zł z FWN, a jednocześnie zasilić fundusz kwotami 100 zł i 200 zł w innych kategoriach. Kwoty się znoszą, więc Twoja miesięczna wpłata na fundusz powinna wynosić zero (czyli nie dokonujesz żadnej wpłaty) – ubezpieczenie opłacasz ze środków, które miały trafić do FWN. Fundusz może wydawać się dodatkowym obciążeniem dla budżetu, ale tylko z początku, potem staje się świetnym narzędziem do zarządzania bieżącą płynnością i nie stanowi już żadnego obciążenia, gdyż wpływy i wypływy w nim powinny się mniej więcej znosić. Fundusz Wydatków Nieregularnych jest elementem obowiązkowym budżetu domowego, zwłaszcza jeśli mamy duże nieregularne wydatki. 

Na początku sugeruję śledzić konkretny podział rezerw w FWN tj. na jaki cel gromadzone są na nim środki. Z czasem, np. po roku, kiedy przeszedłeś pełny cykl wpłat i wypłat, możesz uogólnić fundusz do jednej zbiorczej rezerwy i utrzymywać ją na określonym poziomie. W ten sposób powstanie jeden fundusz, który będzie fluktuował z miesiąca na miesiąc, a Ty zaoszczędzisz sporo czasu na śledzeniu konkretnych kategorii. Niemniej pozostanie przy FWN bardziej szczegółowym pozostaje najlepszą opcją.

Ktoś mógłby tutaj stwierdzić: “Michale pragnę zauważyć, że mam tak wysokie dochody, że pokrywam wydatki nieregularne z bieżącej pensji, nie chce mi się bawić w jakieś śledzenie funduszy, rezerw, czy czegoś tam jeszcze, to strata czasu!” Ciężko nie przyznać takiej osobie racji. Jeśli każdego miesiąca płacisz sobie solidny procent, a mimo to możesz bez problemu opłacać wszystkie nieregularne wydatki, to świetnie i też uważam, że FWN jest Ci zbyteczny. Taki przypadek zostanie poruszany w dalszym podrozdziale. Większość osób nie jest jednak w tak komfortowej sytuacji.

Wróćmy teraz do przykładu z naszą biblijną parą. Adam i Ewa wiedzą, że będą musieli zapłacić ubezpieczenie mieszkania (na które odłożyli wcześniej pieniądze w FWN) oraz zaplanować kilka innych wydatków, które nastąpią w przyszłych okresach, np. obliczyli, że muszą odkładać co najmniej 700 zł na rodzinne wakacje za 6 miesięcy. 

Widzimy, że po uwzględnieniu FWN, rodzina musi zasilić rezerwy kwotą 1500 zł, zatem faktycznie po zapewnieniu podstawowych potrzeb oraz zaplanowaniu wydatków przyszłych okresów zostaje im 504 zł do rozdysponowania. 

Pozostałą kwotę mogą dodać do dowolnej kategorii wydatków, mogą zwiększyć fundusz FWN, aby na przykład na wakacje oszczędzać około miesiąca krócej, mogą też wydać tę kwotę na wydatki z działu IV, czyli Inwestycje i przyjemności. Adam i Ewa postanawiają nadpłacić kredyt. 

Poniżej widać jak mógłby wyglądać fundusz wydatków nieregularnych Adama i Ewy, zakładając, że prowadzą go od kilku miesięcy. Mamy tutaj wartość początkową funduszu z podziałem na kategorie, zmianę w danym miesiącu oraz stan na koniec miesiąca po zasileniu lub wybraniu środków. Może się wydawać, że fundusz jest dość pokaźny i że nasi bohaterowie mają odłożone spore oszczędności, jednak tak naprawdę są to środki na przyszłe wydatki, które Adam i Ewa muszą lub chcą (np. wakacje) zrealizować. FWN pomaga im zarządzać płynnością, tak aby nigdy nie musieli się martwić “skąd wziąć na to pieniądze”. Teraz ich fundusz jest spory, gdyż zbliżają się do wyjazdu urlopowego, po którym drastycznie się zmniejszy. Dodatkowo przyjęli oni arbitralną kwotę, powyżej której nie chcą podwyższać funduszu rezerw w danej kategorii. Obecnie jest to łącznie 11 tysięcy złotych, z czego ponad połowa to rezerwa na wakacje. Niemniej po urlopie ich plany wyjazdowe na kolejny rok mogą się zmienić. Może będą spędzać wakacje w Polsce i będą potrzebowali odłożyć jedynie 3 tysiące złotych, wtedy taki limit ustawią w tej kategorii. 

Oszczędność to umiejętność unikania zbędnych wydatków albo sztuka korzystania z majątku w sposób umiarkowany. Jednak najoszczędniejszym nazywamy człowieka wielkodusznego i sknerę, chociaż istnieje nieskończona różnica pomiędzy umiarem a skąpstwem.

‘Seneka, Myśli’, wydawnictwo Aletheia, Warszawa 2017 

Teraz Twoja kolej! Przygotuj budżet domowy na kolejny miesiąc. Pamiętaj także o wydatkach nieregularnych i przygotuj się na nie (najlepiej tworząc FWN).

Etap planowania za nami, teraz przechodzimy do realizacji!

Pewnie zajęło Ci to chwilę, ale pamiętaj, że musiałeś przygotować swoje narzędzia, dobrać kategorie i ustalić kwoty po raz pierwszy. W kolejnym miesiącu będziesz już miał 90% tej pracy wykonane. Także ustalanie coraz to bardziej realistycznych kwot w budżecie będzie zdecydowanie łatwiejsze. 

Monitorowanie budżetu w trakcie jego wykonywania

Budżet przygotowany, ale na niewiele się przyda, jeśli nie będzie wykorzystywany w trakcie miesiąca. Przed każdym większym zakupem sprawdź, czy dysponujesz kwotą w danej kategorii. Jeśli wydajesz pieniądze w kategoriach z działu III lub IV, to zwróć szczególną uwagę na to, czy przewidywałeś wcześniej taki wydatek i czy jest on niezbędny? Budżet ma Cię wspierać w podejmowaniu decyzji zakupowych.

Zapewne zdarzą się sytuacje, kiedy zapomnisz o jakichś wydatkach lub też będziesz musiał podejść do nich bardziej elastycznie. Jest to nieuniknione, zwłaszcza jeśli budżet przygotowujesz pierwszy raz. Jeśli coś Cię zaskoczyło w Twoich miesięcznych wydatkach, to nie porzucaj budżetu, ale zastanów się, z jakiej kategorii mógłbyś przenieść środki, aby taki niespodziewany wydatek zaspokoić. Wraz z rozwojem FWN podobnych sytuacji będzie coraz mniej, lecz na początku musisz mieć świadomość, że może dojść do aktualizacji planu w trakcie miesiąca. 

Spisywanie wydatków (zabawa w księgowego)

Księgowi zajmują się interpretacją i rejestrowaniem zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Podobnie Ty zabawisz się w księgowego rejestrując swoje zakupy. Każdy wydatek powinien zostać wprowadzony do budżetu i powinien mieć przypisane następujące parametry: data, kategoria, kwota, “niezbędność”. Parametr “niezbędność” jest subiektywny, ale wpisując wydatek możemy ponownie rozważyć, czy faktycznie coś musieliśmy kupić, czy była to raczej nasza chwilowa zachcianka. Jeśli wydatek był niezbędny wpisujemy T/Tak, a jeśli nie: N/Nie. Pozwoli to pod koniec miesiąca zobaczyć w jakich kategoriach ponieśliśmy wydatki, bez których moglibyśmy się obyć. Dodatkowo do danej operacji można dodać komentarz oraz informację, który z domowników zrealizował dany wydatek.

Rejestracja wydatków to kwestia wprawy i delikatnej samodyscypliny. Zazwyczaj wydatków jest wbrew pozorom niewiele i wystarczy 2-5 minut dziennie, aby uzupełnić tabelkę. Można też przyjąć system zapisywania wydatków raz na tydzień, choć mam wrażenie, że wtedy łatwiej o pomyłkę lub przeoczenie. Ja preferuję metodę zbierania paragonów, gdyż wtedy łatwo wpisać mi wydatek pod koniec dnia, a przy większych zakupach jestem w stanie czasem rozbić kwoty na konkretne kategorie np. mam specjalną kategorię na napoje, więc bez paragonów trudniej byłoby mi ją uzupełniać. 

Najlepiej stworzyć system, który pasuje konkretnie do Ciebie. Proponuję zacząć od zbierania paragonów i wpisywaniu ich codziennie pod koniec dnia. Po kilku dniach notowanie wejdzie Ci w krew i będzie zajmować dosłownie chwilę. Jeśli system paragonowy Ci nie pasuje, a płacisz wyłącznie kartą, możesz próbować korzystać z historii transakcji na rachunku bankowym i w ten sposób rejestrować wydatki. 

Warto spojrzeć choć raz w tygodniu jak idzie realizacja planu na dany miesiąc. Przed większymi zakupami spójrz do budżetu, aby sprawdzić, czy możesz sobie pozwolić na planowane zakupy. 

Budżet nie skupia się na rejestrowaniu wydatków i samo ich notowanie na nic się nie zda, jeśli nie będziesz sprawdzał ich pod kątem swojego planu. Staraj się niczego nie pomijać, ale pamiętaj, że “księgujesz” wydatki nie dla samego ich rejestrowania, ale po to, aby pomagały Ci mądrze wydawać swoje pieniądze. 

Przykładowe zestawienie wydatków Adama i Ewy z początku września 2021.

Teraz Twoja kolej. Zacznij śledzić swoje wydatki, a na koniec miesiąca zrób ich podsumowanie . Daj znać w komentarzu jak Ci poszło, co było największym problemem, oraz co możesz usprawnić w kolejnym miesiącu.

Większość pracy już za Tobą, ale zostało jeszcze do omówienia kilka kwestii. Znajdziesz je w części trzeciej tego cyklu.